Politique de confidentialité & RGPD

Politique de Confidentialité et Engagements RGPD

Mis à jour le 04/11/2026

La présente charte définit les règles de protection des données à caractère personnel applicables aux activités de PEOPLES POST. Elle encadre leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur suppression, ainsi que les droits des personnes concernées et les obligations des intervenants.

Elle couvre les prestations logistiques, la plateforme d’expédition, les connexions avec les boutiques en ligne et les places de marché, les relations commerciales et le fonctionnement interne de l’entreprise.

1. Objet et champ d’application

La charte s’applique aux données des clients et prospects professionnels, de leurs représentants et utilisateurs habilités, des expéditeurs et destinataires de colis, des interlocuteurs des partenaires et prestataires, des visiteurs des services en ligne, ainsi que des candidats et collaborateurs.

Elle concerne les traitements informatiques et les fichiers structurés sur support papier. Son périmètre comprend notamment les commandes, étiquettes, documents douaniers, justificatifs de livraison, échanges d’assistance, exports, copies temporaires et sauvegardes, même lorsque les données ne font que transiter dans les systèmes de PEOPLES POST.

Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD », à la loi du 6 janvier 1978 modifiée et aux règles françaises applicables à la prospection et aux traceurs.

La charte s’articule avec la politique de sécurité des données, les notices propres à certains traitements et les accords de sous-traitance. Les obligations légales et les engagements contractuels plus stricts demeurent applicables à leur périmètre. La charte ne modifie pas, à elle seule, les contrats en cours et ne remplace pas l’accord requis par l’article 28 du RGPD.

2. Identité et contacts

PEOPLES POST est une société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 980 044 325, dont le siège social est situé 22 rue Émeriau, 75015 Paris.

Toute question relative aux données personnelles ou demande d’exercice des droits peut être adressée à dpo@peoplespost.fr, ou par courrier à PEOPLES POST, Protection des données personnelles, à l’adresse du siège social.

Les incidents et suspicions d’incident de sécurité doivent être signalés sans délai à security@peoplespost.fr. Ces points de contact assurent l’orientation des demandes vers les personnes habilitées à les traiter.

3. Répartition des responsabilités

Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens essentiels de l’utilisation des données. Le sous-traitant les traite pour son compte, dans les limites d’instructions documentées. Une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

PEOPLES POST agit comme responsable du traitement pour la gestion de ses propres relations commerciales, des comptes et habilitations, de sa facturation, de la sécurité de ses services, de la défense de ses droits, de son recrutement et de son personnel, ainsi que pour les traitements propres à ses sites internet.

Elle agit comme sous-traitant lorsqu’elle reçoit et utilise les données des acheteurs et destinataires pour le compte des marchands, afin d’importer les commandes, préparer les expéditions, générer les étiquettes, transmettre les données nécessaires aux transporteurs et assurer le suivi, les retours et l’assistance convenus.

Le marchand détermine alors la finalité du traitement, son fondement juridique et les instructions applicables. PEOPLES POST l’assiste dans ses obligations et ne réutilise pas ces données pour une finalité propre. Elle lui signale sans délai toute instruction qui lui paraît contraire aux règles de protection des données et suspend l’opération concernée lorsque sa poursuite serait illicite. Les obligations légales qui imposeraient à PEOPLES POST un traitement distinct sont identifiées et documentées séparément.

Le rôle des transporteurs, opérateurs logistiques et autres partenaires est apprécié pour chaque traitement. Leur qualité de prestataire commercial ne suffit pas à les qualifier de sous-traitants au sens du RGPD. Une responsabilité conjointe éventuelle fait l’objet de l’accord prévu par l’article 26, dont les éléments essentiels sont accessibles aux personnes concernées.

4. Principes de protection et usages interdits

Chaque traitement poursuit une finalité déterminée et repose sur un fondement juridique identifié. Les données collectées doivent être nécessaires, exactes et conservées pendant une durée limitée. Leur accès est réservé aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions. PEOPLES POST documente les mesures permettant de démontrer le respect de ces principes.

La disponibilité technique d’une donnée dans une interface ne justifie pas sa collecte. Les champs importés et les droits demandés aux boutiques, places de marché et transporteurs sont limités aux besoins du service autorisé.

Les données des acheteurs et destinataires confiées par les marchands ne doivent faire l’objet d’aucune vente, prospection, publicité, enrichissement, profilage commercial ou constitution d’une base commune à plusieurs marchands. Elles ne servent pas à entraîner un modèle d’intelligence artificielle et ne sont pas introduites dans un outil externe non autorisé.

Les statistiques nécessaires au pilotage du service sont établies, autant que possible, à partir de données agrégées ou anonymisées. Un identifiant remplacé ou haché peut demeurer une donnée personnelle. Une anonymisation ne remplace pas l’effacement lorsque le contrat impose la suppression des données.

5. Cartographie des données traitées

Les catégories suivantes sont traitées dans la seule mesure nécessaire aux prestations ou à la relation concernée.

Catégorie	Données concernées
Identité et relations professionnelles	Nom, prénom, fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, références du contrat et échanges avec les interlocuteurs.
Comptes et accès	Identifiant nominatif, adresse professionnelle, rôle, habilitations, éléments d'authentification protégés et historique des actions nécessaires à la sécurité.
Commandes et expéditions	Identité et coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, adresses, référence de commande et de suivi, instructions utiles, caractéristiques et contenu déclaré du colis nécessaires à la prestation ou aux formalités douanières.
Suivi et assistance	Statuts et événements d'acheminement, retours, réclamations, échanges et justificatifs strictement utiles au dossier. Les photographies ou preuves transmises ponctuellement sont limitées à ce besoin.
Facturation et paiement	Identité du cocontractant, factures, avoirs, coordonnées de règlement nécessaires, références et état des paiements. Aucun accès aux données bancaires des acheteurs n'est demandé pour générer une étiquette.
Navigation et sécurité	Adresse IP, dates et heures, identifiants techniques, informations de connexion et événements de sécurité ; données issues des traceurs selon les choix applicables.
Candidatures et personnel	Coordonnées, parcours, qualifications, informations administratives et professionnelles nécessaires au recrutement, à la relation de travail et aux obligations de l'employeur.

Les données proviennent des personnes elles-mêmes, des clients marchands, des boutiques et places de marché raccordées avec leur autorisation, des transporteurs et opérateurs participant à l’expédition, ainsi que des systèmes lors de leur utilisation. L’origine de chaque commande est conservée pour appliquer les restrictions propres à son flux. Le téléphone et le courriel du destinataire ne sont importés que lorsqu’ils sont nécessaires au service choisi.

La collecte systématique de photographies de livraison, de signatures ou de géolocalisation des livreurs ne relève pas du périmètre général de la plateforme. Toute fonctionnalité distincte de cette nature exige un examen préalable, un encadrement et une information spécifiques. Le suivi d’un colis ne justifie aucune surveillance permanente de son destinataire.

Les informations libres doivent exclure les détails sans rapport avec l’expédition. Les données de santé, opinions, convictions, données biométriques ou relatives aux infractions ne sont pas sollicitées pour les prestations ordinaires. Leur réception fortuite appelle une restriction d’accès et leur suppression ou leur traitement selon un fondement légal spécifique, si leur conservation est indispensable.

6. Finalités et fondements juridiques

Pour les traitements dont PEOPLES POST est responsable, les fondements sont répartis comme suit.

Finalité	Fondement et limite
Répondre à une demande de devis et fournir un service à une personne physique cocontractante	Mesures précontractuelles demandées par cette personne ou exécution de son contrat, article 6 § 1 b du RGPD.
Gérer les interlocuteurs et utilisateurs d'un client personne morale	Intérêt légitime à organiser la relation professionnelle, les accès et l'assistance, article 6 § 1 f. Le représentant n'est pas personnellement partie au contrat de son entreprise.
Établir et conserver les pièces comptables et satisfaire aux obligations propres applicables	Obligation légale identifiée, article 6 § 1 c, notamment pour la comptabilité et les formalités douanières incombant à PEOPLES POST.
Sécuriser les systèmes, prévenir les accès abusifs et instruire les incidents	Intérêt légitime à protéger les comptes, les données et la continuité du service, article 6 § 1 f, après examen de nécessité et de proportionnalité.
Traiter les réclamations et défendre les droits de PEOPLES POST	Exécution du contrat pour la réponse à une réclamation qui en relève lorsque la personne est cocontractante ; intérêt légitime pour les autres réclamations et pour établir les preuves ou défendre les droits, y compris à l'égard d'un cocontractant.
Prospecter des interlocuteurs professionnels	Intérêt légitime à proposer des services en rapport avec leur activité, sous réserve d'information et d'opposition simple.
Envoyer des communications soumises à consentement ou utiliser des traceurs non exemptés	Consentement préalable pour la finalité concernée, article 6 § 1 a, et respect des règles particulières applicables.
Recruter et gérer les collaborateurs	Mesures précontractuelles ou contrat de travail pour ce qui leur est nécessaire ; obligations légales de l'employeur ; intérêts légitimes précisément identifiés pour les autres opérations autorisées.

Chaque intérêt légitime fait l’objet d’une appréciation documentée des attentes et des droits des personnes. Les traitements confiés par les marchands relèvent des instructions et du fondement déterminés par ces derniers. Le contrat conclu avec un marchand ne constitue pas, à lui seul, un fondement contractuel opposable au destinataire d’un colis qui n’y est pas partie.

Le consentement, lorsqu’il est nécessaire, est recueilli par une action positive, libre, spécifique, éclairée et démontrable. Il peut être retiré aussi simplement qu’il a été donné, sans remettre en cause la licéité des opérations antérieures au retrait.

7. Information des personnes

Une information claire est fournie au moment de la collecte directe, sur les formulaires ou supports adaptés. Elle précise notamment le responsable du traitement, les finalités, les fondements, les destinataires, la conservation, les transferts éventuels et les droits.

Les données obligatoires sont identifiées. Leur absence peut empêcher la création du compte, l’établissement d’un devis, l’expédition ou le traitement de la demande concernée. Les données facultatives ne conditionnent pas l’accès à une prestation qui n’en a pas besoin.

Lorsque PEOPLES POST agit comme responsable et reçoit les données indirectement, elle indique aussi leurs catégories et leur origine. L’information est fournie dans un délai raisonnable, au plus tard dans le mois suivant la réception, et, si cette échéance est antérieure, dès la première communication avec la personne ou au plus tard lors de la première communication à un autre destinataire. Toute exception légale est justifiée et documentée.

Pour les données traitées pour le compte d’un marchand, celui-ci assure l’information qui lui incombe. PEOPLES POST lui fournit les éléments nécessaires et met en œuvre les modalités de relais convenues. La seule disponibilité d’une charte sur un site ne dispense pas de porter l’information à la connaissance des personnes.

8. Candidats et collaborateurs

Les informations demandées à un candidat doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou l’évaluation de ses aptitudes. Les prises de références et vérifications sont proportionnées et portées préalablement à sa connaissance lorsqu’elles le requièrent.

Les dossiers ne sont accessibles qu’aux personnes participant au recrutement ou à la gestion administrative autorisée. La conservation d’une candidature pour de futures opportunités fait l’objet d’une information et, dans le cadre retenu par la présente charte, d’un consentement distinct. Un refus n’affecte pas l’examen de la candidature en cours.

Les collaborateurs reçoivent une notice adaptée aux traitements les concernant, notamment aux destinataires sociaux, fiscaux et administratifs, aux durées propres aux pièces et aux dispositifs de sécurité. Les données de santé accessibles à l’employeur sont limitées aux informations qu’il est légalement habilité à recevoir.

Les journaux de sécurité servent à protéger les systèmes et à examiner les incidents. Ils ne sont pas utilisés pour une surveillance générale et permanente de la productivité. Les dispositifs de contrôle donnent lieu à l’information préalable et aux formalités sociales requises.

Prospection et communications de service

Les confirmations d’expédition, informations de suivi, messages de sécurité et réponses d’assistance sont limités au service concerné. Les coordonnées d’un destinataire reçues pour acheminer un colis ne sont pas intégrées aux fichiers commerciaux de PEOPLES POST.

La prospection électronique auprès d’un interlocuteur professionnel doit concerner son activité. La personne est informée de l’origine et de l’utilisation de ses coordonnées et bénéficie, dès la collecte et dans chaque message, d’un moyen simple et gratuit de s’opposer.

Les communications électroniques promotionnelles adressées à des particuliers sont soumises au consentement préalable, sauf exception légale effectivement applicable aux clients pour des services analogues. La réception d’un colis expédié par un marchand ne confère pas au destinataire la qualité de client de PEOPLES POST pour cette exception.

Toute opposition à la prospection est prise en compte sans délai. Une liste d’exclusion, limitée aux informations nécessaires, prévient une nouvelle sollicitation. Les messages de service indispensables peuvent continuer à être adressés indépendamment des choix publicitaires.

10. Cookies et autres traceurs

Les traceurs strictement nécessaires à un service expressément demandé ou à la transmission d’une communication peuvent être utilisés sans consentement, dans les conditions prévues par la loi. Les autres traceurs, notamment publicitaires ou de mesure d’audience non exemptée, ne sont activés qu’après un consentement valable.

Le refus doit être aussi simple que l’acceptation. La poursuite de navigation et les cases précochées ne valent pas consentement. Les choix doivent pouvoir être modifiés à tout moment, sans obstacle disproportionné.

L’interface de gestion et l’information dédiée précisent les finalités, les responsables concernés, les durées de fonctionnement des traceurs et de conservation des données, ainsi que les modalités de retrait. L’inventaire est tenu à jour. Aucune durée uniforme n’est appliquée à tous les traceurs sans examen de leur finalité et des règles correspondantes.

11. Destinataires et sous-traitance

Les données sont accessibles aux seules équipes habilitées, aux clients pour leurs propres opérations et aux acteurs nécessaires à la prestation : transporteurs et opérateurs logistiques concernés, prestataires d’hébergement, de maintenance, de communication ou de gestion, ainsi qu’aux conseils, assureurs et autorités légalement habilitées lorsque leur intervention le justifie.

Les transmissions sont limitées aux informations nécessaires. Un marchand n’accède pas aux données d’un autre marchand. Les autorités ne reçoivent des données qu’en présence d’un fondement et d’une demande valables, vérifiés avant communication dans les limites de la loi.

Tout sous-traitant est évalué avant d’accéder aux données, puis périodiquement, au moins annuellement selon le référentiel de PEOPLES POST. Un accord écrit encadre les instructions, la confidentialité, la sécurité, les intervenants ultérieurs, les transferts, l’assistance, les incidents, les audits et le sort des données en fin de prestation.

Lorsqu’elle agit comme sous-traitant, PEOPLES POST recueille l’autorisation écrite spécifique ou générale du marchand avant de recourir à un sous-traitant ultérieur. Dans le cadre d’une autorisation générale, tout ajout ou remplacement est annoncé au moins trente jours à l’avance, avec les informations permettant une opposition dans les conditions de l’accord applicable.

La liste nominative des sous-traitants, leurs services, lieux de traitement et garanties est tenue à jour et accessible aux clients concernés. La présentation par catégories dans la charte ne remplace pas cette information. Les transporteurs agissant comme responsables distincts sont identifiés comme tels ; leurs traitements propres relèvent également de leurs notices

12. Hébergement et transferts internationaux

Le périmètre de production de la plateforme relève d’un hébergement dans l’Union européenne, avec une région principale en Irlande et une copie de secours en France. Les lieux de stockage, sauvegarde et accès sont recensés par service. Cette localisation n’exclut pas l’examen des accès distants ou des autres outils utilisés par l’entreprise.

Les expéditions internationales peuvent nécessiter la communication de données aux opérateurs et autorités du pays de destination. Certains services techniques peuvent également impliquer un prestataire établi aux États-Unis. Les pays et accès concernés sont identifiés avant tout transfert, y compris lorsque les données restent matériellement hébergées en Europe.

Tout transfert vers un pays situé hors de l’Espace économique européen repose sur une décision d’adéquation applicable ou sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées de l’évaluation et des mesures complémentaires nécessaires. Le seul contrat commercial avec un prestataire ne suffit pas.

Une dérogation de l’article 49 du RGPD ne peut être utilisée que dans ses conditions propres et ne constitue pas le fondement ordinaire de flux récurrents. Si les garanties sont insuffisantes, le transfert n’est pas engagé ou est suspendu.

Les personnes peuvent obtenir, auprès du contact protection des données, les informations sur les pays, destinataires et mécanismes applicables à leurs données ainsi qu’une copie des garanties communicables, sous réserve de la protection des secrets et des droits des tiers.

13. Conservation et suppression

Les durées ci-dessous constituent des plafonds internes, sauf durée légale minimale expressément indiquée. Les données sont supprimées plus tôt lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou qu’une instruction ou un engagement applicable l’impose. La conservation pour un litige ou une obligation légale est séparée de l’utilisation opérationnelle.

Données	Durée et point de départ	Sort des données
Commandes, coordonnées des destinataires, étiquettes et documents d'expédition courants	Pendant l'exécution, puis au maximum 180 jours après la livraison ou la clôture en cas de retour, perte ou annulation.	Suppression des données personnelles et des copies concernées.
Données soumises à un profil contractuel renforcé	Au maximum 30 jours après l'événement fixé par le contrat, notamment livraison, perte ou clôture, ou tout délai plus court applicable.	Suppression selon les exigences propres au flux ; aucune extension générale à 180 jours.
Commandes importées demeurées sans activité	Au maximum 180 jours après l'import, sauf règle plus courte ou traitement en cours dûment justifié.	Suppression ; l'absence d'événement de livraison ne doit pas créer une conservation indéfinie.
Comptes et contacts des marchands	Durée de la relation, puis au maximum 3 ans pour les seules informations encore nécessaires au suivi.	Accès retirés dès la fin du besoin ; archives séparées pour les pièces soumises à une autre durée.
Prospects professionnels	Au maximum 3 ans après la collecte ou le dernier contact positif émanant du prospect.	Suppression, sous réserve des informations nécessaires au respect d'une opposition.
Liste d'opposition à la prospection	Au moins 3 ans après l'opposition ; au-delà seulement si nécessaire pour prévenir une nouvelle sollicitation, avec réexamen régulier.	Conservation restreinte des seuls éléments d'exclusion, sans autre usage.
Factures et pièces comptables	10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné.	Archivage à accès restreint, puis suppression.
Documents relevant du droit de communication douanier	6 ans à compter de l'établissement ou de la réception, sous réserve des dispositions spéciales et délais plus longs applicables.	Archivage des seules pièces requises, sans prolongation globale du fichier des destinataires.
Journaux de sécurité	12 mois à compter de l'événement.	Suppression ; extraction ciblée possible pour un incident documenté.
Journaux techniques	Au maximum 90 jours à compter de l'événement.	Suppression ; absence de contenu de commande, de coordonnées de destinataire et de secrets dans les journaux.
Sauvegardes de la base	7 jours à compter de leur création.	Expiration et effacement ; respect des échéances plus strictes applicables à toutes les copies.
Traces de suppression et justificatifs de conformité envers les partenaires	Durée des accords concernés, puis 12 mois.	Traces minimisées, sans reconstitution des données effacées, puis suppression.
Candidatures non retenues	Jusqu'à la fin du recrutement ; vivier jusqu'à 2 ans après le dernier contact avec le candidat, avec son consentement.	Suppression ; éventuelles pièces de défense conservées séparément pour le seul délai nécessaire.
Réclamations, droits et dossiers de litige	Temps nécessaire au traitement, puis archivage des seuls éléments probatoires pendant le délai légal ou de prescription réellement applicable.	Accès restreint, revue du besoin, puis suppression.
Dossiers du personnel	Durées propres à chaque pièce et obligation sociale, fiscale ou de défense, précisées dans la notice des collaborateurs.	Tri et archivage sélectif ; aucune conservation uniforme de l'ensemble du dossier.

Les pièces douanières sont conservées conformément notamment à l’article L. 421-11 du Code des douanes et à l’article 51 du code des douanes de l’Union. Le minimum européen de trois ans et son point de départ propre à l’opération ne neutralisent pas un délai national ou spécial plus long. Les prolongations légalement requises en cas de contrôle, recours ou contentieux sont appliquées.

Un litige justifie uniquement la conservation des données nécessaires à son traitement et à l’exercice des recours. La justification, le périmètre, les accès et l’échéance sont enregistrés. Pour un traitement confié par un marchand, cette conservation respecte ses instructions et les restrictions du flux, sauf obligation légale contraire. Le délai de droit commun de cinq ans n’est pas appliqué indistinctement aux dossiers de transport, qui peuvent relever d’une prescription spécifique.

Les règles de suppression doivent être automatisées pour les données opérationnelles et exécutées quotidiennement. Elles couvrent les bases, fichiers, anciennes versions, étiquettes, exports et copies temporaires. Une trace minimisée permet d’en justifier l’exécution. Les sauvegardes ne prolongent pas un délai contractuel imposant l’effacement de toutes les copies ; toute restauration doit réappliquer les suppressions avant remise à disposition.

Pour les traitements réalisés en qualité de sous-traitant, à la fin d’une relation, à la déconnexion d’une boutique ou au retrait d’une autorisation, les accès et collectes concernés cessent immédiatement. Les données sont restituées ou supprimées selon le choix et les instructions du responsable du traitement. Les copies résiduelles sont supprimées au plus tard sous trente jours, sans prolonger une échéance antérieure et sous réserve des obligations légales de conservation. Les opérations sont tracées. Les traitements propres de PEOPLES POST restent soumis à leurs finalités et durées distinctes.

14. Droits des personnes et modalités d’exercice

Les personnes disposent, dans les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

accéder aux données les concernant et en obtenir une copie, avec les informations relatives au traitement et, en principe, l’identité des destinataires effectifs ;
faire rectifier les données inexactes ou compléter les données incomplètes ;
demander l’effacement lorsque les conditions sont réunies, ou la limitation du traitement dans les cas prévus ;
s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ; l’opposition à la prospection est possible à tout moment, sans justification ;
recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander leur transmission directe lorsque cela est techniquement possible, pour les traitements automatisés fondés sur le consentement ou le contrat ;
retirer leur consentement à tout moment et définir les directives relatives au sort de leurs données après leur décès dans les conditions du droit français.

Les demandes peuvent être adressées par les moyens indiqués à l’article 2. Elles sont gratuites, sauf demande manifestement infondée ou excessive dans les conditions strictes de l’article 12 du RGPD. Un formulaire particulier ou un courrier recommandé ne sont pas imposés. Une pièce d’identité n’est demandée qu’en présence d’un doute raisonnable, dans la mesure nécessaire à la vérification.

Pour ses traitements propres, PEOPLES POST répond sans retard injustifié et, au plus tard, dans le mois suivant la réception. Une prolongation de deux mois est possible lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; la personne en est informée, avec les motifs, dans le premier mois. Un refus ou une réponse partielle sont motivés et accompagnés de l’indication des recours.

Lorsque PEOPLES POST agit pour le compte d’un marchand, elle lui transmet la demande sans délai et, au plus tard, sous cinq jours ouvrés, sauf délai plus court applicable. Elle l’assiste pour rechercher, rectifier, extraire ou supprimer les données et suit la demande, sans opposer au demandeur sa seule qualité de sous-traitant.

Les rectifications, effacements ou limitations sont communiqués aux destinataires concernés lorsque le RGPD l’exige, sauf impossibilité ou effort disproportionné dûment justifié. Les réponses préservent les droits des tiers et empruntent un canal adapté à leur sensibilité.

Toute personne peut saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés, sur www.cnil.fr ou par courrier au Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, sans préjudice d’un recours juridictionnel.

15. Sécurité et confidentialité

PEOPLES POST applique des mesures proportionnées aux risques pour les personnes, conformément à l’article 32 du RGPD et à sa politique de sécurité. Ces mesures portent notamment sur les habilitations nominatives, le cloisonnement des comptes marchands, la protection des accès privilégiés, le chiffrement, la protection des secrets, les sauvegardes et la gestion des vulnérabilités.

Les accès sont limités au besoin d’en connaître et revus périodiquement. Ils sont retirés immédiatement en cas de compromission ou de fin du besoin technique, et au plus tard sous vingt-quatre heures lors d’un départ ou changement de fonction, sous réserve d’une exigence plus stricte. Les comptes partagés d’utilisateurs sont interdits.

Les documents d’expédition sont protégés par des accès contrôlés. Les exports doivent être justifiés, limités et tracés. Les journaux ne doivent contenir ni mots de passe, ni jetons, ni copie des coordonnées des destinataires. Les données réelles des destinataires ne sont pas utilisées dans les environnements de développement, de démonstration ou de test.

Les supports papier, étiquettes et impressions inutiles sont détruits de façon sécurisée. Les copies locales et transmissions vers une messagerie personnelle ou un espace non autorisé sont interdites. Les contrats et engagements de confidentialité encadrent les intervenants, y compris après la fin de leur mission.

16. Violations de données et incidents et sous-traitance

Toute perte, divulgation, altération, destruction ou indisponibilité non autorisée de données, ainsi que tout soupçon sérieux, doit être signalé immédiatement au contact sécurité. Le signalement ne doit pas être différé dans l’attente d’une analyse complète.

Les équipes préservent les éléments utiles, limitent l’incident, recherchent ses causes et évaluent les conséquences pour les personnes. Les faits, décisions, mesures et notifications sont consignés dans le registre des violations, y compris lorsqu’aucune notification externe n’est requise.

Lorsqu’elle agit comme sous-traitant, PEOPLES POST informe le responsable du traitement sans délai injustifié. L’alerte au marchand ou partenaire concerné intervient au plus tard dans les vingt-quatre heures suivant la détection, ou plus tôt si le contrat le requiert. Ce plafond n’autorise pas à différer une information qui peut être donnée immédiatement. Les informations disponibles sont transmises puis complétées à mesure des investigations, sans attendre leur achèvement.

Pour les traitements dont elle est responsable, PEOPLES POST notifie l’autorité de contrôle compétente sans retard injustifié et, si possible, dans les soixante-douze heures suivant la prise de connaissance, sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés. Tout retard est motivé. En présence d’un risque élevé, les personnes sont informées sans délai injustifié, sous réserve des exceptions légales.

Les notifications légales et contractuelles sont examinées séparément. Une déclaration à un partenaire ne dispense pas d’une notification requise à l’autorité ou aux personnes, et réciproquement.

17. Protection dès la conception et automatisation

Tout nouveau traitement, connecteur, outil, export, prestataire ou changement substantiel fait l’objet d’un examen préalable des finalités, fondements, données nécessaires, habilitations, destinataires, transferts, durées et risques. Les paramètres par défaut retiennent le périmètre minimal nécessaire au service.

Avant toute récupération de données personnelles provenant d’une place de marché, les restrictions du flux doivent être documentées et les dispositifs requis de journalisation et de suppression doivent être en service et testés. Les contrôles de cloisonnement, de restitution et d’effacement sont intégrés aux évolutions de la plateforme.

Pour ses traitements propres, PEOPLES POST réalise une analyse d’impact relative à la protection des données avant la mise en œuvre lorsqu’un risque élevé est susceptible d’en résulter. Elle assiste le marchand pour les traitements qui lui sont confiés.

L’automatisation des imports, étiquettes ou statuts d’acheminement ne constitue pas, par elle-même, une décision individuelle visée par l’article 22. Aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant une personne de manière similaire et significative ne peut être déployée sans fondement autorisé, information sur son fonctionnement et ses conséquences, et garanties requises, notamment les possibilités d’intervention humaine et de contestation.

18. Gouvernance et documentation

PEOPLES POST a désigné un délégué à la protection des données (DPO), conformément aux articles 37 à 39 du RGPD. Il constitue l’interlocuteur des personnes concernées, des clients et des équipes pour toute question relative à la protection des données personnelles.

Pour contacter le DPO : dpo@peoplespost.fr

Le DPO intervient notamment pour :

Centraliser et suivre les demandes des personnes, identifier le service ou le marchand concerné et veiller à ce qu’une réponse soit apportée dans les délais applicables ;
Accompagner les projets avant leur mise en œuvre, notamment lors de l’activation d’un connecteur, du recours à un nouveau prestataire, de la collecte de nouvelles données ou de la modification des durées de conservation ;
Conseiller les équipes en cas d’incident, apprécier les conséquences pour les personnes et accompagner les décisions relatives aux notifications ;
Tenir à jour la documentation avec les services concernés et contrôler l’application des règles prévues par la présente charte.

Les équipes techniques et opérationnelles mettent en œuvre les mesures relevant de leurs fonctions : gestion des accès, limitation des données importées, application des durées de conservation, suppression des données et sécurisation des échanges. Elles transmettent au DPO les informations nécessaires à ses missions et lui signalent les difficultés rencontrées. Tout incident de sécurité est également signalé sans délai à security@peoplespost.fr, conformément à la procédure applicable.

PEOPLES POST regroupe dans un dossier de conformité à accès restreint les registres des traitements, la cartographie des flux, la liste des prestataires, les accords de sous-traitance, les analyses de risques, les notices d’information et les justificatifs utiles. Les demandes d’exercice des droits, les violations de données et les suppressions sont enregistrées dans les suivis correspondants. Toute modification d’un traitement entraîne la mise à jour des documents concernés.

Les contrôles réalisés sont datés et leurs résultats conservés. Chaque écart donne lieu à un suivi précisant la correction attendue, la personne chargée de son exécution et son échéance. La Direction affecte les moyens nécessaires et suit la réalisation des corrections. Le DPO lui rend compte directement et exerce ses missions en toute indépendance.

Les collaborateurs reçoivent, dès leur arrivée, les consignes adaptées à leur poste, notamment sur les accès, les étiquettes, les exports et le signalement des incidents. Une sensibilisation est renouvelée au moins chaque année et lors de toute évolution importante des pratiques.

19. Entrée en vigueur et révision

La charte entre en vigueur à compter de sa publication Elle est portée à la connaissance des collaborateurs et communiquée aux clients, personnes concernées et partenaires selon les informations qui leur sont dues.

Les collaborateurs n’utilisent les données que pour leurs missions autorisées. Ils préservent leur confidentialité, respectent les instructions et signalent sans délai les anomalies. Tout manquement peut donner lieu aux suites prévues par les règles et contrats applicables, après accomplissement des formalités requises ; la charte ne crée pas un régime disciplinaire autonome.

Une revue intervient au moins chaque année, ainsi qu’après une évolution réglementaire, un incident significatif, un nouveau traitement ou une modification importante des services. Les versions sont datées et conservées. Les changements affectant substantiellement les personnes leur sont communiqués de manière appropriée avant leur application lorsque cela est requis.

Toute exception interne doit être justifiée, limitée et documentée. Aucune décision de dérogation ne peut écarter une obligation légale, diminuer les droits des personnes ou modifier unilatéralement un engagement contractuel.